Présentation de JEX

Pour faire court et complet, JEX est un progiciel extranet responsive et  évolutif de gestion administrative numérique et écologique pour les associations culturelles, artistiques ou sportives.

Ceci étant dit, précisons quelques termes de cette définition dans le contexte de JEX :

• progiciel : logiciel dédié à la gestion d’activités professionnelles.
• extranet : site web à accès privé et sécurisé, réservé aux membres d’une même organisation (intranet sur le web).
• responsive : qui fonctionne de la même manière sur ordinateur et sur téléphone.
• évolutif : qui évolue régulièrement, selon les besoins et les demandes des utilisateurs. Voici les toutes dernières nouveautés.
• gestion administrative numérique : principe de gestion administrative qui vise à automatiser toutes les tâches qui peuvent l’être afin d’améliorer l’efficacité des utilisateurs. Principes supports : accès unique et universel au système d’information, assistance à la recherche et à la saisie d’information, suppression des saisies multiples, génération automatique des documents d’activité, notifications pour les actions en attente, assistance intelligente pour les processus de vérification, etc.
• gestion administrative écologique : principe qui vise à réduire l’empreinte écologique de gestion administrative.  Principes supports : objectif zéro papier, suppression du réseau informatique local, utilisation du cloud, réduction du temps d’utilisation de l’outil informatique, optimisation des ressources consommées par l’outil informatique, etc.
• associations : associations sans but lucratif basés en France ou en Belgique (ASBL), gérées par des administrateurs salariés et/ou bénévoles.

Origines

Fonctionnalités

JEX est un extranet destiné à être utilisé par tous les différents adhérents et administrateurs de l’association, et éventuellement par des tiers visiteurs (parents d’élèves, clients, futurs adhérents, etc.). Les utilisateurs ont accès à un ensemble de fonctionnalités qui dépend de leur statut dans l’association. Plus le statut est élevé, plus les fonctionnalités disponibles sont grandes.

Les statuts utilisateurs

Par défaut JEX propose 20 statuts utilisateurs, du plus faible au plus fort :
Membre, Elève, Parent, Animateur, Artiste, Membre effectif, Membre du Conseil d’Administration, Responsable Communication, Responsable Evénements, Responsable Vie Associative, Responsable Club, Responsable Atelier, Responsable Spectacle, Responsable Contrats, Secrétaire, Trésorier, Vice Président, Président, Webmaster.

Cependant, votre association n’a probablement pas l’utilité de tous ces statuts. Heureusement, JEX est entièrement configurable et il est possible de désactiver les statuts non utilisés, ou de renommer un statut pour s’adapter à votre fonctionnement tout en conservant le niveau de fonctionnalités associé.

A partir du niveau Trésorier, toutes les fonctionnalités sont accessibles.
Le pouvoir supplémentaire du Président est d’attribuer les statuts des membres du conseil et du bureau. Le pouvoir supplémentaire du Webmaster est de se connecter en tant que n’importe quel utilisateur à des fins de test.

Pour les associations qui emploient des salariés ou qui délèguent à des bénévoles, JEX permet la délégation des pouvoirs de n’importe quel statut à n’importe quel utilisateur. Ainsi un directeur ou coordinateur peut se voir déléguer les pouvoirs du Président, un comptable les pouvoirs du Trésorier ou un chargé administratif les pouvoirs du Secrétaire, etc.

Fonctionnalités par Modules

Voici la liste complète des fonctionnalités présentées par module. Chaque module peut être activé ou désactivé selon le besoin. Comme indiqué précédemment, l’accès à une fonctionnalité dépend du statut de l’utilisateur et le statut requis pour chaque fonctionnalité est modifiable au besoin.

Quelques précisions sur les termes employés :

• Consultation :  accès aux données en lecture, avec assistants de consultation (moteur de recherche, filtres, groupes, vues spécifiques). Selon le statut, l’accès est autorisé à toutes les données ou seulement aux données concernant l’utilisateur. Toutes les données consultables sont exportables au format CSV pour Excel (ou autre logiciel compatible).
• Gestion : consultation et accès en écriture : ajout, validation, modification, suppression des données
• Création de document : génération automatisée de fichiers PDF, à partir de modèles prédéfinis et/ou personnalisables.
• Envoi et Notification : envoi automatisé par email. Les emails sont personnalisables.
• Alerte : envoi d’email pour inviter l’utilisateur à effectuer une action (lien fourni dans l’email)
• Demande : action de saisir des données, effectuée par un utilisateur de statut faible (par exemple Visiteur Client, Parent ou Artiste), afin que ces données soit validées par un utilisateur de statut plus fort pour être enregistrées dans le système. Toute Demande provoque une Alerte pour l’utilisateur de statut plus fort, et la validation implique généralement une Notification auprès de l’utilisateur qui a initié la Demande.
• Statistiques : vue récapitulative des données pour en extraire des statistiques pertinentes (principalement totaux et pourcentages). Ces statistiques sont personnalisables à la demande et exportables comme les données consultables.
• Public : qualifie une donnée qui peut être consultée hors de JEX, sur le site web public de l’association typiquement, ou sur les sites des utilisateurs. L’accès à cette donnée se fait en utilisant les formats standards du web (XML, JSON, RSS, iCal)
• Accès : propre à un statut, offre des fontionnalités spécifique au membre possédant ce statut.

Module ADHÉRENTS

• Gestion des adhérents, de leurs statuts et de leurs compétences
• Gestion des cotisations annuelles des adhérents
• Consultation du trombinoscope
• Demandes d’adhésion
• Gestion des abonnés à liste de diffusion
• Gestion des statuts
• Statistiques
• Accès membre : consultation des adhérents et trombinoscope

Module ECOLE

• Gestion des cours, stages, workshops et toute forme de projet à inscription individuelle
• Gestion des professeurs/animateurs et de leur profil public
• Gestion des élèves et parents d’élèves
• Gestion des inscriptions avec envoi d’emails automatisé (confirmation et facturation), avec 2 systèmes de réduction paramétrables et complémentaires.
• Pour les données ci-dessus, gestion unitaire ou par lot (action groupées) pour gérer des dizaines de données en 1 clic.
• Présentation des cours et de leurs remplissage en accès public sur JEX et sur votre site web avec intégration automatisée.
• Demande d’inscriptions en accès public pour permettre l’inscription en ligne
• Liaison avec le module Facture pour la facturation simple ou groupée d’inscriptions
• Gestion des avoirs et des notes de crédits pour les remboursements
• Création des listes de présence aux cours
• Duplication des cours et de ses inscriptions
• Liaison avec le Module Contact pour l’envoi aux élèves et parents d’un ou plusieurs cours
• Nouveauté 2023 : Espace participant en ligne pour les inscrits :
  • Accès dédié aux élèves et aux parents.
  • Gestion détaillée des profils élève, enfants et parent.
  • Consultations des inscriptions et des factures.
  • Génération d’attestations PDF à base de modèles (participation, mutuelle, fiscale).
  • Réinscription avec gestion de priorité d’inscription entre les cours.

MODULE ARTISTIQUE

• La gestion des fiches publiques Artiste, Spectacle et Compagnie, avec textes spécifiques, photos, vidéos, documents associés (dossier de présentation, fiche technique, etc…), informations commerciales, déclaration SACEM, etc.
• Liens entres les fiches : spectacles d’un artiste, compagnies d’un artiste, artistes d’un spectacle, compagnie d’un spectacle, artistes et membres d’une compagnie, spectacles d’une compagnie.
• Création d’un catalogue artistique en ligne avec consultation des fiches mis en ligne et demande de devis intégrée vers le module Interventions
• Intégration des fiches ou du catalogue directement dans votre site web.
• Accès artiste pour la gestion de ses données.
• Gestion des numéros d’objet Pôle Emploi pour les spectacles.

MODULE DOCUMENTS

• Gestion des documents avec titre, description, diffuseur et niveau d’accès dans l’association
• Aperçu direct du document ou téléchargement
• Organisation par catégories

MODULE MATERIELS

• Gestion des matériels avec titre, description, et utilisateur actuel
• Aperçu par photo
• Organisation par secteur d’activité et catégories

MODULE CLIENTS

• Gestion des clients et liens vers leurs interventions
• Gestion de la prospection et de la relation client : suivi commenté des contacts, prospects, acheteurs.
• Importation en masse de fichiers clients depuis Excel ou format CSV.
• Gestion des étiquettes clients : permet la création de sous-groupes multiples et croisés de clients, afin de faciliter la prospection et le suivi.
• Liaison avec le Module Contact pour l’envoi à une sélection restreinte de clients
• Export en masse des emails d’une large sélection de clients pour utilisation avec service d’emailing/newsletter.

MODULE INTERVENTIONS

• Gestion et suivi par état des interventions artistiques (spectacles) et pédagogiques (ateliers)
• Vue en calendrier de toutes les interventions
• Agenda public des interventions publiques, intégrable dans votre site web.
• Gestion des spectacles (issus du module Artistique) associés à vos interventions.
• Gestion des intervenants et de leurs fonctions, manuelle ou automatisable à partir des équipes des spectacles renseignées dans le module Artistique.
• Répartition des crédits d’une intervention sur les comptes des intervenants
• Création, envoi et suivi (avec alertes paramétrables) des devis et contrats (avec signature numérique en image)
• Liaison avec le module Facture pour la facturation des interventions
• Demande de devis et de contrat (accès public pour les clients)
• Confirmation de devis et saisie des informations pour le contrat par accès propre à chaque client
• Statistiques
• Accès artiste ou animateur, responsable d’intervention ou intervenant
• Gestion des documents liés à un intervenant (contrat de travail ou de bénévolat, note de frais, déclaration RPI)
• Gestion des modèles de devis et contrats des interventions et documents intervenants pour s’adapter à vos clauses habituelles
• Commentaires automatiques pour les changements d’état des interventions pour garder un historique du suivi de chaque intervention.
• Nouveauté 2024 : gestion des souhaits de déclaration de salaire par les intervenants, suivi mensuel des déclarations de salaires

MODULE FACTURES

• Gestion des factures : autonomes, d’interventions, d’inscriptions ou directement destinée à un client ou à un utilisateur.
• Création de facture selon un modèle prédéfini
• Envoi de facture
• Suivi du paiement de la facture avec délai avant envoi de rappel
• Enregistrement comptable du paiement, ou état impayé.
• Gestion des notes de crédits (factures négatives)
• Suivi automatisé du paiement des factures depuis le module Comptes (basé sur la référence facture indiquée dans les virements)
• Nouveauté 2023 : possibilité de paiement en ligne des factures par un lien vers un service tiers (HelloAsso, Paypal, etc.).
• Nouveauté 2024 : gestion des informations de facturation requises pour le dépôt de facture sur Chorus Pro.

MODULE COMPTES

• Gestion comptable simple des comptes internes (budgets alloués) de l’association, des projets, des adhérents, des spectacles et des compagnies.
• Demandes de remboursement, d’achat, de transfert, de salaire.
• Gestion des comptes bancaires et caisses en espèces,
• Import automatique des relevés bancaires numériques (format CSV) issus des principales banques françaises et belges.
• Contrôle comptable assisté : corrélation assistée entre les écritures de la comptabilité interne et les opérations bancaires
• Corrélation et suivi automatique du paiement des factures à partir des opérations bancaires.
• Consultation des écritures comptables par compte / recettes / dépenses / catégorie / chronologie
• Calcul automatique du compte de résultat pour toute l’association ou pour un compte interne en particulier.
• Calcul automatique de la balance comptable.

MODULE CONTACT

• Envoi d’email aux utilisateurs du système et interlocuteurs externes (clients, élèves, parents)
• Outil de rédaction intégrée ou copie/export des adresses pour envoi depuis une messagerie externe
• Destinataire unique ou groupés
• Groupe de destinataires par statut
• Groupe de destinataires par cours (élèves et parents d’un ou plusieurs cours)
• Groupe de destinataires par intervention (responsable et intervenants)
• Pièces jointes multiples

MODULE CONFIGURATION

• Gestion des données propres de l’association
• Gestion des paramètres globaux du système
• Gestion des paramètres propre à chaque modules

OPEN DATA

La norme OPEN DATA permet de publier automatiquement sur votre site web public les données publiques de votre structure. JEX offre plusieurs points d’accès (URLs) aux données publiques de l’association, dans différents formats (JSON, XML, CSV), afin de les intégrer automatiquement dans votre site, quelque soit l’outil utilisé pour sa création.

• Liste des cours avec liens d’inscriptions.
• Liste des professeurs.
• Catalogue des spectacles avec lien de demande de devis.
• Liste des artistes et compagnies.
• Agenda des interventions publiques avec filtrage par spectacle pour l’afficher uniquement l’agenda de tournée d’un spectacle donnée.

EXTENSION WORDPRESS

Si votre site web public est conçu avec WordPress, l’abonnement à JEX inclus la fourniture de l’extension WordPress « JEX pour WordPress » qui permet l’affichage automatique des données Open Data mentionnés ci-dessus à l’aide de simple « shortcodes ».

FONCTIONNALITÉS  GLOBALES

• Page d’accueil public qui donne accès aux fonctionnalités utiles pour les visiteurs (parents, clients, etc.)
• Page d’accueil privée qui liste les données en attente de validation ou de traitement
• Alerte quotidienne reprenant l’ensemble des demandes et alertes en cours

Un logiciel en constante évolution

JEX est en développement permanent, de nouvelles et fabuleuses fonctionnalités sont en cours de développement, et avec votre abonnement vous bénéficiez  des mises à jour en permanence.
Si vous avez un besoin spécifique qui n’est pas encore assuré par JEX, proposez-le, et ensemble nous étudierons les solutions et je développerai pour vous la fonctionnalité correspondante. Et si cette fonctionnalité est utile aux autres associations utilisatrices, son développement sera gratuit !
Voici le détails des évolutions de fonctionnalités depuis la création de JEX en 2008 :
https://jex.priam.eu/?page=configurations&action=versions

Tarifs

L’abonnement annuel à JEX est proportionnel au chiffre d’affaires de l’année précédente facturé avec JEX (ou prévisionnel si première année d’existence) le pourcentage appliqué sera fonction des tranches suivantes :

Même avec un faible niveau d’activité, ce coût mensuel de 1% plafonné à 50€ est très largement inférieur au coût du temps de travail correspondant sans JEX.
Si votre association connait une année difficile financièrement, le paiement peut être échelonné à votre convenance.

Conditions de résiliation de JEX :

1. Demande de résiliation par email à lacompagnie24@gmail.com avec préavis de 1 à 2 mois (fin du mois suivant).
2. Fin de l’abonnement et coupure du service à la fin du mois suivant la demande pour vous donner le temps de récupérer vos données.
3. Assistance à la récupération des données sur demande, à faible coût (coût calculé selon les données souhaitées).
4. Rétractation possible jusqu’à la coupure.
5. Remboursement des mois restants au prorata de l’abonnement annuel.

Utilisateurs satisfaits

Pour aller plus loin…

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• Une démonstration concrète de JEX
• L’analyse de vos besoins en gestion administrative
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• La planification de la période de mise en place de JEX
• Toute question, remarque ou proposition concernant JEX